ELE DE COLOMBIA. es responsable de los datos personales e información que le suministran sus clientes actuales, pasados y potenciales, aliados comerciales, proveedores, visitantes y empleados, (en adelante, los TITULARES). En la presente Política de Privacidad se establecen las finalidades, medidas y procedimientos de las bases de datos de ELE DE COLOMBIA., así como los mecanismos con que los TITULARES cuentan para conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos suministrados o revocar la autorización que se otorga con la aceptación de la presente política. La celebración de contratos con ELE DE COLOMBIA, el diligenciamiento de formatos, el ingreso a las instalaciones de ELE DE COLOMBIA. y/o la aceptación expresa o inequívoca de las presentes políticas, implica la aceptación de los TITULARES de la presente Política de Privacidad y su autorización para los usos y otros tratamientos que aquí se describen.
1. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS
El responsable del tratamiento de datos personales y otra información de los TITULARES es ELE DE COLOMBIA., con número de identificación tributaria NIT. 900725269-0; domicilio y dirección en la Calle 22K N 103ª-71 de Bogotá D.C, Colombia; teléfono: 6941440 y correo electrónico eledecolombia@eledecolombia.com.co.
2. FINALIDAD DE LAS BASES DE DATOS.
Las bases de datos de ELE DE COLOMBIA., tienen como finalidades principales
a) La comunicación con los TITULARES para efectos contractuales, informativos o comerciales b) El cumplimiento de deberes legales, contables, comerciales y regulatorios c) El control y la preservación de la seguridad de las personas, bienes e información de ELE DE COLOMBIA. d) La socialización de políticas, proyectos, programas y cambios organizacionales e) La realización de análisis estadísticos, comerciales, estratégicos, financieros, sociales, técnicos, calificación de riesgo f) El cumplimiento del objeto social de. ELE DE COLOMBIA g) El cumplimiento del objeto contractual o civil con los TITULARES.
3. FORMA DE OBTENCIÓN Y DATOS SUMINISTRADOS.
ELE DE COLOMBIA. podrá pedir expresamente a los TITULARES o recolectar de su comportamiento los datos que sean necesarios para cumplir la finalidad de las Bases de Datos, los cuales son, entre otros, su nombre y apellidos, número de identificación, dirección de residencia, dirección laboral, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, relaciones laborales y/o comerciales con ELE DE COLOMBIA lugar de trabajo, huellas dactilares, fotografía o imágenes del rostro y corporales, firma, necesidades e intereses, fechas y horas de acceso a las instalaciones de ELE DE COLOMBIA . Los datos podrán ser suministrados explícitamente a ELE DE COLOMBIA., mediante formatos de ingreso o vinculación, recolectados personalmente a través de sus empleados, prestadores de servicios o representantes de seguridad y/o comerciales, obtenidos mediante consulta a terceros que administren bases de datos, o recolectados implícitamente de las operaciones de análisis de mercado, de grupos objetivo, adquisición de los productos o servicios que son ofrecidos por ELE DE COLOMBIA ., o de los comportamientos de los TITULARES como reclamaciones, solicitudes de cotización, encuestas, propuestas, ofertas, visita a las instalaciones de ELE DE COLOMBIA, de participación en proyectos, programas y eventos, entre otros. ELE DE COLOMBIA. solo recopilará y/o tratará datos considerados como Datos Sensibles en los casos permitidos por la ley. Para estos casos, los TITULARES que no están obligados a suministrar los referidos datos o a autorizar su tratamiento, una vez suministrados dichos datos y otorgado el correspondiente consentimiento, los datos serán recopilados y tratados únicamente para las finalidades descritas en la presente Política de Privacidad.
4. AUTORIZACIÓN PARA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN.
Mediante el suministro voluntario de alguno de los datos personales en la forma señalada en el numeral anterior, y/o la autorización expresa verbal o por escrito, el Titular autoriza expresa o inequívocamente a ELE DE COLOMBIA. para recolectar sus datos personales y cualquier otra información que llegare a suministrar, así como para realizar el tratamiento sobre sus datos personales, de conformidad con esta Política de Privacidad y las normas legales aplicables.
5. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES ALMACENADOS EN LAS BASES DE DATOS DE ELE DE COLOMBIA.
Solo usará, procesará y circulará los datos personales y otra información de los TITULARES para las finalidades descritas y para los tratamientos autorizados en esta Política de Privacidad o en las leyes vigentes. En adición a lo mencionado en otras cláusulas, el Titular expresamente autoriza a ELE DE COLOMBIA, para la recolección, uso y circulación de sus datos personales y otra información para los siguientes propósitos y en las siguientes circunstancias: a) Establecer comunicación entre el ELE DE COLOMBIA y los TITULARES para cualquier propósito relacionado con las finalidades que se establecen en la presente política, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos y/o físicos. b) Efectuar o implementar la adquisición u oferta de productos o servicios por parte de ELE DE COLOMBIA c) Auditar, estudiar y analizar la información de la Base de Datos para diseñar estrategias comerciales y aumentar y/o mejorar los Productos y Servicios que ofrece ELE DE COLOMBIA d) Combinar los datos personales con la información que se obtenga de otros aliados o compañías o enviarla a los mismos para implementar estrategias comerciales conjuntas. e) Auditar, estudiar y analizar la información de las Bases de Datos para diseñar estrategias de abastecimientos y de seguridad. f) Controlar el acceso de empleados, contratistas y visitantes a las instalaciones de ELE DE COLOMBIA y sus horarios de entrada y salida g) Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la Base de Datos para diseñar, implementar y desarrollar, programas, proyectos y eventos, h) Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la Base de Datos para la socialización de políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales, i) Suministrar la información y datos personales de los TITULARES a las sociedades subsidiarias, filiales o afiliadas a ELE DE COLOMBIA, aliados comerciales o a otras sociedades o personas que ELE DE COLOMBIA encargue para realizar el procesamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política. j) Suministrar la información y datos personales de los TITULARES a aliados comerciales para que estos contacten a los TITULARES para ofrecerles bienes y servicios de su interés, recibir ofertas de los TITULARES, invitar a la participación en programas, proyectos eventos, socializar políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales. k) Realizar calificación de riesgo financiero, jurídico, comercial, reputacional y de seguridad de manera directa o a través de compañías externas, l) Monitorear la información y conducta comercial y financiera m) Cuando la información deba ser revelada para cumplir con leyes, regulaciones o procesos legales, para asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones, para detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de ELE DE COLOMBIA o de otros, prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de otros como lo requieran los términos y condiciones o la ley. n) Consultar, almacenar y usar la información financiera obtenida de terceros administradores de bases de datos, previa autorización expresa del Titular para dicha consulta o) Las demás descritos en la presente política o permitidos en la Ley.
6. CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD.
Cualquier cambio o modificación sustancial de las Políticas de Privacidad, será comunicado oportunamente a los TITULARES mediante la publicación en nuestros portales web.
7. INFORMACIÓN Y DATOS DE MENORES DE EDAD.
Por regla general, ELE DE COLOMBIA no permite el ingreso, no usa, ni almacena, o realiza tratamiento alguno sobre datos personales de menores de edad, salvo que fuere estrictamente necesario. Sin embargo, en caso de que por algún motivo se llegare a recopilar datos de menores de edad, el ELE DE COLOMBIA tendrá en cuenta el respeto y prevalencia de los derechos de los menores, su interés superior y sus derechos fundamentales, de conformidad con lo establecido en las normas de protección de datos personales.
8. ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
El Titular autoriza de manera expresa a ELE DE COLOMBIA para que almacene los datos personales de la forma que considere más segura y oportuna para la debida protección de los datos de los TITULARES.
9. MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN
Las medidas de seguridad con las que cuenta ELE DE COLOMBIA buscan proteger los datos de los TITULARES con el fin de impedir su pérdida, adulteración, usos y accesos no autorizados. Para ello, el ELE DE COLOMBIA de forma diligente implementa las medidas humanas, técnicas y administrativas que razonablemente están a su alcance. El Titular acepta expresamente esta forma de protección y declara que la considera conveniente y suficiente para todos los propósitos.
10. DERECHOS DE LOS TITULARES.
ELE DE COLOMBIA informa a los TITULARES que, conforme a la legislación vigente, estos tienen el derecho de conocer, actualizar, rectificar su información, y/o revocar la autorización para su tratamiento. En particular, son derechos de los TITULARES según se establece en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada
c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
a. Departamento encargado de peticiones, consultas y reclamos. El área encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos de los TITULARES para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y revocar su autorización es la Administración de ELE DE COLOMBIA
b. Procedimiento para ejercer sus derechos. En caso de que desee ejercer sus derechos, el TITULAR deberá enviar un correo electrónico o un escrito físico a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Privacidad. El procedimiento que se seguirá para dichas comunicaciones, serán los que se indican a continuación:
i) Peticiones y Consultas Sobre Datos Personales. Cuando el TITULAR de los datos o sus causahabientes deseen consultar la información que reposa en las bases de datos, ELE DE COLOMBIA, responderá la solicitud en plazo de máximo diez (10) días hábiles. En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al TITULAR, se le expresará los motivos de la demora y se le señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
ii) Revocación de autorización, retiro o supresión de la Base de Datos y reclamos Sobre Datos Personales. Cuando el TITULAR de los datos o sus causahabientes consideren que la información contenida en las Bases de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante ELE DE COLOMBIA, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: 1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a ELE DE COLOMBIA con la identificación de los TITULARES, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y se anexarán los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, ELE DE COLOMBIA podrá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que ELE DE COLOMBIA no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al TITULAR, con lo cual quedará relevada de cualquier reclamación o responsabilidad por el uso, rectificación o supresión de los datos. 2. Una vez recibido el reclamo completo, cuando este no pueda ser resuelto de manera expedita y siempre y cuando sea técnicamente posible, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al TITULAR los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El retiro o supresión no procederá cuando exista un deber contractual de permanecer en la base de datos de ELE DE COLOMBIA.
11. CONTACTO.
Cualquier duda o información adicional será recibida y tramitada mediante su envío a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Privacidad.
12. PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS.
Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales entrará en vigencia una vez aprobado y publicado dicho documento estará vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades.
13. LEGISLACIÓN VIGENTE.
La legislación nacional vigente en materia de protección de datos personales está contenida en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014, Decreto 1074 de 2015, Decreto 090 de 2018 y la Ley 1266 de 2008 y las normas que las modifiquen o complementen.
NELSON ANTONIO GARZON BARACALDO
Representante Legal
ELE DE COLOMBIA SAS
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